什麼是虛擬接待員服務？
虛擬接待員服務是一種 B2B 服務，其中第三方透過電話、即時聊天或電子郵件向您的客戶提供虛擬支援。虛擬接待員服務充當“業務的延伸”，接聽電話和訊息。然後，他們會轉發訊息或直接將通話轉接給您企業內的人員。
為了確保全天候覆蓋您的業務，這些服務需要大量人員。虛擬接待員位於您的辦公室之外，通常在各自的家庭辦公室工作。
1. 讓主要利害關係人參與
與任何業務決策一樣，您需要讓業 法國電話號碼庫 務中合適的人員參與其中。教育和透明度將是無縫過渡的關鍵。
那你需要讓誰來參與討論呢？從各部門主管開始，包括
- 銷售量
- 行銷
- 客戶服務
- 它
但僅僅讓所有這些人意識如何為您的 到即將到來的轉變還不夠。他們在這個過程中參與得越多，你以後遇到阻力或困惑的可能性就越小。
那麼您需要與您的團隊討論什麼呢？除了原因（防止漏接電話、捕獲更多潛在客戶並提高客戶滿意度）之外，您還需要探索如何、何時以及何地。這一切始於…
2.了解您的電話系統
這也將幫助您設定和優化轉發流程。呼叫轉移是您服務的重要組成部分。雖然您的接待員始終可以接收訊息並將其傳遞給您的團隊，但您可能還希望他們在辦公時間將電話轉接給特定同事。
「呼叫轉移」涵蓋呼叫轉移、即時中繼、呼叫路由、呼叫轉移等多項子業務。
- 呼叫轉接– 由您的應答服務實施的一組規則，用於在特定時間將您的呼叫轉接到您的接待員。
- 呼叫路由– 一種呼叫轉接形式，具有多種選項，可將呼叫轉接到不同部門甚至團隊的特定成員。
- 即時轉播– 此功能可讓您的虛擬接待員向團隊中的不同人員發出最多五次呼叫，以嘗試聯繫某人。
- 呼叫轉移– 一個自動化過程，其中呼 入站與出站潛在客戶開發：哪一種效果更好？ 叫在特定時間自動重定向到不同的號碼。
這些不同的轉接規則將影響我們處理您的通話的方式，並基於多種因素，包括您的呼叫提升規則和法律要求。
3. 考慮您的集成
您可能已經每天在業務中使用集成，如何為您的 但您甚至可能沒有意識到這一點。有多少以及您使用它們的程度取決於您的公司有多大以及您用來管理業務的不同軟體。
但在大多數情況下，它將涵蓋虛擬接待員必須整合的工具，以便作為您業務的擴展。
以下內容可能不適用於您，但無論如何都值得學習。
- 銷售 – 您的 CRM 和預約軟體
- 行銷 – 您的 PPC 以及自然和付費社交管道
- IT – 從電子郵件系統到安全系統的一切
其中最重要的是您的銷售額。您的銷售團隊和虛擬接待員應該無縫合作，接待員將最新的銷售線索直接傳遞給您的銷售團隊。這包括您的預約安排。大多數虛擬接待員服務都提供自己的日程安排工具，但也與 Calendly、Google Calendar 或 Microsoft 365 等常見日曆整合。
當然，最重要的銷售整合是與 CRM 的整合。檢查虛擬接待員服務是否與您首選的 CRM 集成，當然，也要與您的銷售團隊交談。
即使在與您的銷售團隊達成共識之後，如何為您的 也值得全面了解整個軟體基礎架構。考慮引入第三方將如何影響系統的各個方面。最終，您希望虛擬接待員服務感覺像是您團隊的延伸，這意味著提供跨系統的無縫存取。
4. 在您的網站上設定即時聊天
您的虛擬接待員服務不僅涵蓋您的電話線路。
在您的網站上新增即時聊天將為潛在客戶開闢一個全新的管道。您不僅可以捕捉原本會漏網的潛在客戶，還可以為現有客戶提供額外的支援專線。
與您的 IT 團隊/開發人員合作，將程式 新加坡數據 碼添加到網站後端，或下載WordPress或Joomla集成，具體取決於您的平台。完成整合後，您的虛擬接待員可以透過您的網站應答聊天，就像透過您的手機一樣。